Microsoft OneNote Tutorial

Microsoft OneNote Tutorial

OneNote-Grundlagen-Praxistipps

Mit Microsoft OneNote liefert Microsoft ein kostenloses Tool zum Organisationsmanagement, für Notizen und zur Ablage von Recherchematerial für neue Projekte. Wir zeigen Ihnen in unserer OneNote Anleitung Grundlagen der Software mit Anwendungsbeispielen und wie sie das Tool zwischen Smartphone und Computer synchronisieren. Obendrein erklären wir Ihnen die wichtigsten Grundfunktionen, um sofort mit einem eigenen, gut durchstrukturierten Notizbuch starten zu können.

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Was ist OneNote und Anwendungsbeispiele

In OneNote haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Notizbücher anzulegen und diese ganz nach Belieben zu füllen. Aufgebaut ist das Programm wie ein Papierordner mit verschiedenen Abschnitten und Seiten darin. Anwendungsbeispiele aus dem Alltag sind:

  • Wissensdatenbank innerhalb der Abteilung
  • Protokolle von Terminen & Vorlesungen
  • Mailarchiv mit direkter Outlook-Integration von langen Konversationen
  • Projektplanung und –recherche mit mehreren Nutzern
  • Eventmanagement & -planung
  • Ablage für Geschenkideen oder Shoppinglisten
  • Belegsammlung für die Steuererklärung

Innerhalb eines Notizbuchs in verschiedenen Abschnitten legen Sie bequem Listen an und ergänzen diese um Links aus dem Web, handschriftliche Notizen, Ideen und alles, was Sie für ihr Anwendungsbeispiel sammeln und ablegen möchten.

Statt einem Ordner mit vielen Einzeldateien  oder einer sturen To Do-Liste bietet OneNote per Mausklick die Möglichkeit, Bilder vom Screen zu erstellen, Links abzulegen, Tabellen und Mails einzufügen, alles zu ordnen und frei zu benennen.

Auch der unterschiedlichen Nutzungsweise über die variierenden Endgeräte wird das Programm gerecht. Während am PC vorzugsweise getippt wird und sich die Maus schlecht zum Zeichnen verwenden lässt, wird auf dem Tablet der Zeichenstift zum wichtigen Hilfsmittel. Markierungen und handschriftliche Notizen sorgen damit dafür, dass aus dem digitalen Notizbuch ein Begleiter im privaten wie auch beruflichen Alltag wird.

OneNote Einführung & Grundelemente

Beim ersten Start von OneNote offenbart sich ein von Microsoft erstellter Testinhalt, auf dem die Grundfunktionen im Schnellüberblick erklärt werden. Sie sind im Abschnitt „Schnelle Notizen“ zu finden. Die beiden Seiten heißen „OneNote: der Ort für Ihre Notizen“ und „OneNote-Grundlagen“.

OneNote-bei-Start

Unter anderem wird hier geklärt, welchen Speicherort Sie für Ihre Notizen auswählen möchten. Um erstellte Notizbücher auch unterwegs oder allgemeinhin an mehreren Geräten nutzen zu können, erfolgt die Synchronisierung am besten über OneDrive.

So ist es zum Beispiel möglich, eine Einkaufsliste zunächst im PC einzugeben und diese Stunden später über die Apple Watch abzurufen. Ebenfalls ist es durch die Cloudsynchronisierung möglich, das eigene Notizbuch mit anderen Personen zu teilen und gleichzeitig externe Bücher in OneNote zu integrieren.

Hier sehen Sie auch die Grundelemente jedes Notizbuchs in OneNote:

  • Die Notizbücher, von denen Sie beliebig viele anlegen können
  • Abschnitte, mit denen Sie Ihr Notizbuch nach Themen ordnen und strukturieren können
  • Seiten als Unterelement von Abschnitten für komplexe Themen
  • Groß und mittig die eigentliche Bedienoberfläche, die wie ein Blatt Papier funktioniert

Innerhalb eines Notizbuches existieren also verschiedene Abschnitte. Jeder Abschnitt umfasst beliebig viele Seiten. Das Einfügen erfolgt entweder per Rechtsklick und dann über den Punkt „Neuer Abschnitt“ oder auch sehr einfach über das kleine Pluszeichen, das Sie direkt neben den Abschnitten finden. Genauso funktioniert es für die Seiten.

OneNote-Rechtsklick-bei-Notizabschnitten

Jeder Abschnitt besteht aus mindestens einer Seite, wodurch Sie nach dem Erstellen von einem neuen Reiter bereits eine leere Seite ohne Titel vorfinden.

Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass eine Seite ohne Abschnitt nicht existieren kann. Aus diesem Grund stattet OneNote jedes neue Notizbuch auch zunächst mit dem Reiter für schnelle Notizen aus.

OneNote mit dem Smartphone und Tablet synchronisieren

Es gibt drei verschiedene Speicherorte, an denen Notizbücher in OneNote abgelegt werden können, wenn Sie den Weg über „Datei“ und dann „Neu“ wählen. Jeder einzelne davon birgt eigene Vor- und Nachteile:

  • Durch „Dieser PC“ befindet sich die Speicherung lokal auf Ihrer Festplatte. Erfolgt später die Synchronisierung, so muss die Datei von hier aus noch einmal verschoben werden.
  • Über „Durchsuchen“ gelangen Sie zur Möglichkeit „Netzlaufwerk“. Diese Anwendung erfolgt auch in den meisten Unternehmen, damit mehrere Personen eine gemeinsame Bearbeitung starten können.
  • Mithilfe von „OneDrive“ speichern Sie das Notizbuch in einer Cloud. Auch hier können dadurch dann mehrere Personen sofort darauf zugreifen.

Möchten Sie ein Notizbuch, welches sich noch auf der lokalen Festplatte befindet, für andere Personen oder Geräte freigeben, so wählen Sie hierzu den Menüpunkt „Datei“ und hier die Funktion „Freigeben“ aus. Ab diesem Zeitpunkt muss keine manuelle Speicherung mehr erfolgen, da eingegebene Daten sofort mit der Cloud synchronisiert werden. Demzufolge können auch mehrere Personen dasselbe Notizbuch gleichzeitig geöffnet haben und Änderungen live mitverfolgen oder diese bei Bedarf sofort ergänzen.

OneNote-Notizbücher

Um das Notizbuch zu synchronisieren, ist ein Microsoftkonto zwingend erforderlich. Dies erhalten Sie entweder durch die Registrierung über Outlook.com (kostenlos) oder durch das Mieten einer Lizenz von Office 365 (monatliche Gebühr).

Im nächsten Schritt muss OneNote auf allen Geräten installiert werden, auf denen Sie Ihre Notizbücher nutzen möchten. Jedes Betriebssystem (Windows, Anroid, macOS sowie auch iOS) bietet eine kostenfreie Version von OneNote an. Sie ist entweder unter onenote.com oder im jeweiligen AppStore zu finden. Die kostenlose Variante weicht allerdings in ihrer Optik etwas ab und weist manche Funktionen nicht auf, die durch das Mieten eines Office 365 Pakets inkludiert sind.

Nachdem Sie sich nun in jedem installierten OneNote mit Ihrem Microsoftkonto angemeldet haben, startet die Synchronisierung automatisch.

Seiten in OneNote befüllen und verschieben

Notizen werden entweder mit der Tastatur oder durch die Stiftfunktion hinterlegt. Dabei gibt es keine fixen Strukturen, OneNote verhält sich stattdessen wie ein Blatt Papier in digitaler Form. Das bedeutet, dass Sie nach einem Klick an eine beliebige Stelle einfach lostippen können. OneNote erstellt im selben Moment einen sogenannten Container, in welchem der eingegebene Text abgespeichert wird.

Mittels STRG+C (Kopieren) und STRG+V (Einfügen) können Sie auch Links, Bilder, Dateien bzw. alles, was sich kopieren lässt, direkt in OneNote Seiten einfügen.

Ein Vorteil, den Sie bei OneNote gegenüber der analogen Notizbuchvariante oder Word als Ablage haben, ist die Funktion des Verschiebens. Je nach Bedarf lassen sich Container, Bilder oder auch Zeichnungen per Mausklick verschieben. Allgemeinhin ist das Programm sehr gut mittels Drag & Drop zu verwenden.

Sollten Sie im Nachhinein feststellen, dass eine bestimmte Seite doch besser in einem anderen Abschnitt aufgehoben wäre, können Sie per Rechtsklick und der Auswahl des Menüpunktes „Verschieben oder kopieren…“ oder auch per Drag & Drop Seiten und Abschnitte innerhalb des Notizbuchs verschieben.

Textbearbeitung, Tabellen & Aktionsleisten in OneNote

Sie können Seiten aus Ihrem Notizbuch dazu verwenden, ein Mindmap zu gestalten und dieses beliebig mit Screenshots, Videos oder auch gesprochenen Einfällen in Form von Audiodateien ausstatten. Oder Sie kreieren eine vollständige Reiseplanung, um auch nichts zu vergessen. Auch in diesem Fall bieten sich verschiedene Funktionen als besonders hilfreich an, denn OneNote bietet Ihnen die Möglichkeit, To-Do-Listen mit wenigen Klicks zu erstellen und durch das Screen Clipping zunächst Angebote zu vergleichen, ehe die Buchung erfolgt.

Alle wichtigen Funktionen hierfür finden Sie in den Aktionsleisten im oberen Menüband.

OneNote-Zeichnenleiste

  • Unter „Start“ stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung, die Sie womöglich aus der Textbearbeitung in Word kennen. Auch Markierungspunkte für Aufgaben oder die Relevanz einzelner Abschnitte sind hier zu finden.
  • Die Aktionsleiste „Einfügen“ konzentriert sich indessen auf die Option zur Integrierung von Kalkulationstabellen aus Excel, Bildern, Links oder auch Bildschirmausschnitten. Auch Datum und Uhrzeit können über diesen Reiter auf einer Seite hinzugefügt werden.
  • Zeichnen“ bietet Ihnen sämtliche Varianten für Stifte oder auch digitale Textmarker. Dabei steht es Ihnen auch frei, sich selbst für eine Farbe sowie eine Strichstärke zu entscheiden.
  • Die unter „Verlauf“ verfügbaren Funktionen sind besonders bei der Zusammenarbeit mehrerer Personen von großem Nutzen. So finden Sie hier die Möglichkeit, ungelesene Elemente im Schnellüberblick durchgehen zu können oder auch Eingaben nach einem bestimmten Benutzer zu durchsuchen.
  • In „Überprüfen“ finden sich die klassischen Rechtschreib- und Sprachmodule, die auch in Word eingesetzt werden.
  • Unter dem letzten Reiter „Ansicht“ haben Sie eine kleine Auswahl darüber, wie das Notizbuch auf Ihrem Gerät angezeigt werden soll.

6 Tipps, um OneNote als Anfänger effektiv zu nutzen

Viele Kniffe werden Sie nach einer kurzen Eingewöhnungsphase mit OneNote selbst herausfinden, da sich die Nutzung des Programms durch die vielen Optionen sehr flexibel gestaltet. Dennoch gibt es ein paar Funktionen, die Ihnen in jedem Fall von großem Nutzen sein werden:

  1. Über die können Sie flexibel einzelne Zeichnungen oder Bereiche markieren, die verschoben werden sollen. Diese finden Sie unter dem Reiter „Zeichnen“. Diese Auswahlmöglichkeit wird auch als „Freie Auswahl“ bezeichnet, da Sie dadurch freihändig den Bereich einkreisen, der markiert werden soll.
  2. Ebenfalls unter „Zeichnen“ einsortiert findet sich die Verschiebehand, die auch bezeichnender Weise mit dem Symbol einer Hand ausgestattet ist. Per Klick können Sie dadurch effizient durch eine Seite streichen, ohne dabei zu scrollen. Der Überlauf funktioniert dabei sehr viel fließender und verhindert, dass Sie eine wichtige Notiz übersehen.
  3. Fügen Sie ein Bild ein, auf dem sich Text befindet, können Sie diesen per Rechtsklick extrahieren. Diese Funktion befindet sich direkt an dritter Stelle und heißt „Text aus Bild kopieren“. Nachdem Sie diesen nun in einen Container einfügen, lässt er sich ganz nach Bedarf ändern und ergänzen.
  4. Um eine erstellte Einkaufsliste schnell ans Smartphone zu senden, nutzen Sie am besten den Versand per Mail über die Freigabe-Funktion.
  5. Mit der Passwort-Funktion (diese finden Sie im Reiter „Überprüfen“) lassen sich Abschnitte bequem schützen.
  6. Rechts neben den Abschnittsreitern finden Sie die Suchfunktion. Sie erfasst auch handschriftliche Inhalte ohne vorherige Umwandlung in Text. Das Tastaturkürzel für die Suchfunktion lautet STRG+E (ab 2016).

Screen Capture und Shortcuts in OneNote

Fast alles in OneNote ist per Tastaturkürzel erreichbar. Auch wenn Sie gerade surfen, funktionieren manche der Shortcuts für OneNote. Ein Beispiel dafür ist der Bildschirmausschnitt / Screen Capture. Wann immer Sie etwas auf Ihrem Bildschirm abfotografieren möchten, können Sie das mit dem Tastaturkürzel WINDOWS-Taste+S bzw. ab OneNote 2016 WINDOWS-Taste+SHIFT+S. Wenn OneNote bereits einmal gestartet wurde, ziehen Sie per Maus einfach den Abschnitt fest, den Sie gerne als Bild hätten und erhalten ihn dann in OneNote. So lassen sich auch für Präsentationen oder Mails bequem Teile des Screens als Bild abspeichern.

Grundlegende Shortcuts für OneNote

  • Neuer Abschnitt: STRG+T
  • Zum nächsten Abschnitt wechseln: STRG+TAB
  • Zum vorigen Abschnitt wechseln: STRG+UMSCHALT+TAB
  • Ausgewählte Seiten per Mail senden: STRG+UMSCHALT+E
  • Ganze Seite anzeigen: F11
  • Screen Clipping: WINDOWS-Taste+S (ab 2016 WINDOWS-Taste+SHIFT+S)

Rechtschreibung & Synonyme:

  • Rechtschreibung prüfen: F7
  • Thesaurus prüfen/Synonymwörterbuch: SHIFT+F7
  • Notizbücher synchronisieren: F9

Uhrzeit & Datum:

  • Uhrzeit einfügen: ALT+SHIFT+D
  • Datum einfügen: ALT+SHIFT+T
  • Datum und Uhrzeit einfügen: ALT+SHIFT+F

Tabellen:

  • Tabelle erstellen bzw. weitere Spalte zu eingegebenem Text hinzufügen: TAB
  • Tabellenzelle unter der aktuellen Zeile erstellen: STRG+EINGABETASTE
  • Absatz innerhalb der Tabellenzelle einfügen: ALT+EINGABETASTE
  • Tabellenspalte rechts neben der aktuellen Spalte erstellen: ALT+EINGABETASTE
  • Löschen der aktuellen Zeile einer Tabelle (sofern sie leer ist): 2x ENTF

OneNote Vorlagen – Kalender, Rezepte, Protokolle und vieles mehr

Durch das Menü „Einfügen“ und den Punkt „Seitenvorlagen“ gelangen Sie zu den verschiedenen Vorlagen, die OneNote zu bieten hat. Es ist gar nicht nötig, Zeit darin zu investieren, das Internet nach solchen zu durchsuchen. Denn hier finden sich bereits eine Menge Vorlagen von Microsoft, die ihren Zweck erfüllen und gut durchdacht sind.

Sämtliche Vorlagen, die in OneNote inkludiert sind, finden Sie nun in diesem Bereich. Soll eine bestimmt davon als Standardvorlage eingestellt werden und damit zu jeder neu erstellten Seite hinzugefügt werden, nutzen Sie dafür das Drop-Down-Menü im Fußbereich der Vorlagen-Seitenleiste.

OneNote-Vorlagen

Diese Funktion zu nutzen empfiehlt sich nur dann, wenn Sie OneNote ausschließlich zu dem Zweck nutzen, dem das jeweilige Seitenformat zugeteilt ist. Andernfalls müssen Sie bei jedem neuen Abschnitt mühsam die Seitenvorlage ändern oder entfernen.

Ausgestattet mit diesen Grundlagen für OneNote wünschen wir Ihnen nun viel Erfolg beim Austesten. Diese Anleitung wird zur Verfügung gestellt durch myKey –  Windows & Office Product Keys günstig kaufen – bei uns sparen Sie bis zu 75% auf den Neupreis. Nach Kauf im Online Shop erhalten Sie Ihren Lizenzschlüssel mit Software und Installationsanleitung bequem per Mail zum direkten Download.

In unseren Rechtsgrundlagen für gebrauchte Software erklären wir, wie Software von uns geprüft wird. Damit schützen Sie sich davor, ungewollt illegale Software privat zu nutzen.

Microsoft Office & Windows Ratgeber